Şirket gezisi, çalışanların iş dışında bir araya gelmesini sağlayan ve kurum kültürünü güçlendiren bir organizasyondur. Gezinin başarısı ise büyük ölçüde ulaşımın ne kadar sorunsuz geçtiğine bağlıdır: geç kalan bir servis, dağınık toplanma noktaları ya da uzayan yoklamalar, motivasyon amaçlı bir günü yorucu bir deneyime dönüştürebilir. Bu yazıda insan kaynakları ve idari işler ekipleri için şirket gezisi ve motivasyon turunun ulaşım planını adım adım ele alıyoruz.
Şirket gezisini sıradan bir grup gezisinden ayıran nedir?
Bir grup gezisinin genel planlama adımlarını turizm taşımacılığı rehberimizde anlattık. Şirket gezisi ise kendine özgü bazı özellikler taşır ve bu özellikler ulaşım planını doğrudan etkiler:
- Katılımcılar farklı noktalardan gelir: Çalışanlar farklı semtlerde, hatta farklı ilçelerde yaşar; bazıları merkez ofisten, bazıları tesisten katılır.
- Çalışma düzeni belirleyicidir: Vardiyalı tesislerde gezinin tarihi ve saati üretim düzeniyle uyumlu olmalıdır.
- Kurum adına yapılır: Gezide yaşanacak aksaklıklar doğrudan kurumun çalışanlarına verdiği önemin göstergesi olarak algılanır.
- Katılımcı profili çeşitlidir: Farklı yaş gruplarından, bazen aileleriyle birlikte katılan çalışanlar olabilir.
Katılımcı listesi ve toplanma planı
Ulaşım planının ilk adımı, katılımcı listesini ulaşım açısından düzenlemektir. Gezi duyurusuyla birlikte çalışanlardan şu bilgileri toplayın:
- Geziye katılıp katılmayacağı ve varsa yanında getireceği aile bireyi sayısı
- Hangi toplanma noktasından bineceği
- Özel bir ihtiyacının olup olmadığı: hareket kısıtlılığı, yolculuk rahatsızlığı gibi
- Dönüşte araçtan farklı bir noktada inmek isteyip istemediği
Toplanma noktalarını belirlerken çalışanların yoğunlaştığı bölgeleri esas alın. Düzenli personel servisi kullanan bir kurumsanız mevcut servis durakları ve güzergâhları iyi bir başlangıç noktası olabilir; çalışanlar bu noktalara zaten alışkındır. Mersin örneğinde Akdeniz, Yenişehir ve Mezitli gibi merkez ilçelerden katılacaklar için ortak bir nokta, Tarsus ya da Erdemli yönünden gelenler için ayrı noktalar belirlenebilir.
Vardiyalı çalışan kurumlarda tarih seçimi
Üretimi 7/24 süren tesislerde tüm çalışanların aynı gün geziye katılması çoğu zaman mümkün değildir. Bu durumda geziyi iki ya da daha fazla tarihe bölmek ya da hareket saatini bir vardiya çıkışına göre belirlemek yaygın çözümlerdir. Gece vardiyasından çıkan çalışanların uykusuz biçimde uzun bir yolculuğa başlaması yorucu olacağından program bu durum gözetilerek kurgulanmalıdır. Vardiya düzeninde ulaşımın genel mantığını vardiyalı personel taşımacılığı yazımızda anlattık.
Araç planlaması: tek büyük araç mı, birden fazla araç mı?
Katılımcı sayısı ve toplanma noktaları netleştiğinde araç planı da şekillenir. Yaklaşık kapasiteler şöyledir: minibüs 14–19, midibüs 27–31, otobüs 45–50 kişi. Araç modeline göre bu sayılar değişebilir.
| Durum | Önerilen yaklaşım |
|---|---|
| Tüm katılımcılar tek noktada toplanıyor | Katılımcı sayısına uygun otobüs ya da otobüs kombinasyonu |
| Katılımcılar birkaç farklı bölgeden geliyor | Her bölge için uygun büyüklükte ayrı araç |
| Gezi rotasında dar ya da dağlık yollar var | Midibüs ya da minibüs ağırlıklı plan |
| Grup gezi sırasında farklı etkinliklere ayrılacak | Birden fazla küçük araç |
Araç tipleri arasındaki tercihi midibüs mü, otobüs mü yazımızda ayrıntılı ele aldık. Teklif aşamasında firmaya sorulacak soruları ise otobüs kiralama kontrol listesi yazımızda bulabilirsiniz.
Program akışını ulaşıma göre kurgulayın
Gezi programı genellikle gidilecek yerlere göre hazırlanır; ancak ulaşım süreleri ve araca biniş inişler hesaba katılmadığında program kâğıt üzerinde kalır. Programı hazırlarken şu noktaları göz önünde bulundurun:
Biniş ve yoklama süresi
Kalabalık bir grubun araca binmesi, yoklamanın alınması ve hareket etmesi zaman alır. Her durak için bu süreyi programa ekleyin. Her araçta yoklamadan sorumlu bir çalışan belirlemek bu süreyi kısaltır.
Mola ve yemek düzeni
Uzun yolculuklarda mola noktalarını önceden belirleyin. Mola süresini katılımcılara net olarak duyurun; belirsiz molalar programı kaydırır. Şoförün dinlenme ihtiyacı da mola planının bir parçasıdır.
Rota örnekleri
Mersin'den hareket eden bir şirket gezisinde Kızkalesi sahili, Cennet-Cehennem obrukları, Uzuncaburç antik kenti ya da Tarsus'taki tarihi alanlar günübirlik programlara dahil edilebilir. Bu noktaların her birinde araçların nerede park edeceği ve katılımcıların araçtan ne kadar yürüyeceği önceden değerlendirilmelidir. Yerel rotalar için Mersin hizmet bölgeleri sayfamıza da göz atabilirsiniz.
Çalışan bilgilendirmesi
Ulaşım planı ne kadar iyi olursa olsun, çalışanlara doğru iletilmezse aksaklık yaşanır. Gezi öncesinde çalışanlara gönderilecek bilgilendirme şu bilgileri içermelidir:
- Toplanma noktası, adresi ve hareket saati
- Bineceği aracın plakası ya da araç numarası
- Araç sorumlusunun adı ve telefon numarası
- Gün içindeki program akışı ve mola saatleri
- Dönüş saati ve dönüşte bırakılacak noktalar
- Gecikme ya da katılamama durumunda kimin aranacağı
Gezi günü sabahı kısa bir hatırlatma mesajı göndermek, gecikmeleri azaltır. Personel servisinin çalışan deneyimine etkisini şirket personel servisi ve çalışan bağlılığı yazımızda ele almıştık; aynı anlayış şirket gezilerinde de geçerlidir.
Kurum ve ulaşım firması arasında sorumluluk paylaşımı
Şirket gezisinde ulaşım firması ile kurum arasındaki rol dağılımı baştan net olmalıdır. Yıldız Turizm olarak tur ve organizasyon ulaşımı hizmetimizde ulaşım tarafını üstleniyoruz: araç seçimi, şoför, güzergâh ve sefer planı. Gezi ve tur taşımacılığında D4 yetki belgesiyle çalışıyor, şoförlerimizin SRC ve psikoteknik belgeli, araçlarımızın periyodik bakımlı ve sigortalı olmasını esas alıyoruz.
Gidilecek mekânların rezervasyonu, rehberlik, yemek ve konaklama gibi başlıklar ise kurumunuz ya da bu alanda hizmet veren bir organizasyon firması tarafından planlanmalıdır. Ulaşım tarafında operasyon boyunca tek muhatapla ilerliyor ve 7/24 operasyon desteği veriyoruz; kurum tarafında da tek bir gezi sorumlusu belirlemeniz iletişimi kolaylaştırır.
Şirket gezisi ulaşım kontrol listesi
Gezi tarihinden önce şu maddeleri gözden geçirin:
- Kesin katılımcı listesi ve her katılımcının toplanma noktası
- Araç sayısı, tipleri ve her araçtaki yolcu listesi
- Her araç için kurum tarafında bir yoklama sorumlusu
- Program akışı, mola noktaları ve dönüş saati
- Şoför ve operasyon ekibinin iletişim bilgileri
- Çalışanlara gönderilen bilgilendirme ve hatırlatma mesajları
- Hava koşulları ya da yol durumuna göre alternatif plan
Sonuç
Başarılı bir şirket gezisi, çalışanların ulaşımı hiç düşünmek zorunda kalmadığı bir gündür. Katılımcı listesini ulaşım gözüyle düzenlemek, doğru araç planını kurmak, programı biniş ve mola süreleriyle birlikte hazırlamak ve çalışanları eksiksiz bilgilendirmek bunun temelidir. Gezi sonrasında katılımcılardan ulaşımla ilgili kısa bir geri bildirim almak da bir sonraki organizasyonu daha iyi planlamanıza yardımcı olur. Kurumunuzun gezi ve motivasyon turu ulaşımı için tur ve organizasyon hizmetimizi inceleyebilir, katılımcı sayınızı ve rotanızı paylaşarak ulaşım planı ve teklif talep edebilirsiniz.
