Filo kiralama sözleşmesi, kiralanan araçların hangi koşullarla kullanılacağını, bakım, sigorta ve ikame araç gibi hizmetlerin nasıl yürütüleceğini ve sözleşme bittiğinde ne olacağını belirleyen temel belgedir. Kiralama süresince yaşanan anlaşmazlıkların büyük kısmı, teklif aşamasında konuşulan ama sözleşmeye yazılmayan konulardan doğar. Bu yazıda bir filo kiralama sözleşmesinde yer alması gereken maddeleri ve her maddede neye bakmanız gerektiğini sırayla ele alıyoruz.
Sözleşmenin genel yapısı: çerçeve ve ekler
Birden fazla araç kiralanan durumlarda sözleşme genellikle iki katmandan oluşur: genel hükümleri içeren bir çerçeve sözleşme ve her aracı tanımlayan ekler. Çerçeve sözleşme bakım, sigorta, ikame, ceza ve fesih gibi bütün araçlar için ortak kuralları düzenler. Ekler ise aracın tipini, teslim tarihini, süresini ve araca özgü koşulları içerir.
Bu yapı, kiralama süresince yeni araç eklemeyi ya da bir aracı erken iade etmeyi kolaylaştırır; her değişiklikte bütün sözleşmeyi yeniden müzakere etmek gerekmez. Sözleşme biçimi ne olursa olsun, teklifte konuşulan her koşulun bu iki katmandan birinde yazılı olduğundan emin olun.
Filo kiralama sözleşmesinde temel maddeler
Taraflar, konu ve araç listesi
Tarafların unvanları, yetkilileri ve iletişim bilgileri ile kiralanan araçların listesi bu bölümde yer alır. Araç listesinde araç tipi, donanım beklentisi, teslim tarihi ve teslim yeri net olmalıdır. Teslim tarihinin gecikmesi durumunda ne olacağı da ayrıca yazılmalıdır.
Süre, başlangıç ve yenileme
Kiralama süresinin her araç için ne zaman başladığı, teslim tarihi mi yoksa sözleşme tarihi mi esas alınacağı açık olmalıdır. Süre sonunda sözleşmenin kendiliğinden uzayıp uzamadığı ve yenileme için ne kadar önceden bildirim gerektiği de bu maddede yer alır.
Bedel ve ödeme
Bedelin hangi hizmetleri kapsadığı ve kapsam dışındaki kalemlerin nasıl faturalanacağı bu maddenin özüdür. Bedel, ödeme dönemi ve fiyat güncelleme koşulları firmadan firmaya değişir ve teklif aşamasında netleşir. Fiyatı belirleyen etkenler için filo kiralama fiyatları yazımıza bakabilirsiniz.
Kullanım koşulları maddeleri
Bu bölüm, kurumun günlük kullanımını doğrudan etkiler ve en çok gözden kaçan kısımdır.
- Kullanıcılar: Aracı kimlerin kullanabileceği, ehliyet ve sürücü bilgilerinin nasıl bildirileceği.
- Kullanım alanı: Şehir içi, il dışı, şantiye ya da stabilize yol gibi özel koşullarda kullanımın kapsamda olup olmadığı.
- Kilometre: Kullanımın nasıl tanımlandığı ve aşımda nasıl işlem yapılacağı; ayrıntılar kilometre limiti yazımızda.
- Değişiklik ve montaj: Araca ekipman, kaplama ya da takip cihazı eklenmesinin onay koşulları.
- Yasaklı kullanımlar: Sözleşmenin hangi kullanım biçimlerini kapsam dışında bıraktığı.
Bu maddeler, kurumun kendi şirket aracı kullanım politikası ile uyumlu olmalıdır; aksi hâlde çalışana izin verdiğiniz bir kullanım sözleşmeye aykırı düşebilir.
Bakım, sigorta, hasar ve ikame araç
Filo kiralamayı satın almadan ayıran hizmetler bu maddelerde tanımlanır; bu yüzden en ayrıntılı yazılması gereken bölüm burasıdır.
| Madde | Sözleşmede aranacak netlik |
|---|---|
| Periyodik bakım | Bakımın kim tarafından planlanacağı, aracın servise nasıl ulaştırılacağı |
| Lastik | Mevsimsel değişim, aşınma ve hasar durumunda yenileme koşulları |
| Sigorta | Kapsamın neleri içerdiği, kurumun ve kullanıcının payı |
| Hasar bildirimi | Bildirim süresi, istenen belgeler, kime bildirileceği |
| İkame araç | Hangi durumlarda, ne kadar sürede, hangi tipte araç verileceği |
Süreleri ölçülebilir yazın
"Makul sürede", "en kısa zamanda" gibi ifadeler uygulamada farklı yorumlanır. İkame aracın teslim süresi, hasar bildirimine dönüş süresi ve bakım randevusunun planlanma süresi gibi konuları mümkün olduğunca ölçülebilir biçimde yazdırın. Bu sürelerin aşılması hâlinde nasıl bir yol izleneceği de belirtilirse, madde kâğıt üzerinde kalmaz ve kiralama süresince iki tarafın da başvurabileceği net bir ölçüt olur.
Hasar sürecinin genel işleyişini kiralık araç hasar yazımızda, ikame aracın ne zaman devreye girdiğini ikame araç yazımızda ele aldık.
Trafik cezaları, geçişler ve kullanım giderleri
Kiralık araç kiralama firması adına kayıtlı olduğu için trafik cezası ve köprü-otoyol geçiş ihlallerinin bildirimleri önce firmaya ulaşır. Sözleşmede bu bildirimlerin kuruma hangi sürede iletileceği, ödemenin kim tarafından yapılacağı ve sürücü bilgisinin nasıl paylaşılacağı yazılmalıdır. Yakıt, otopark ve geçiş giderlerinin kimde olduğu da aynı maddede netleşir. Pratik süreç önerileri için kiralık araç trafik cezası rehberimize göz atabilirsiniz.
Değişiklik, iade ve fesih maddeleri
Araç ekleme, çıkarma ve tip değişikliği
Kurumun ihtiyacı sözleşme süresince değişebilir. Yeni araç eklemenin, araç tipini değiştirmenin ve bir aracı erken iade etmenin koşulları yazılı olmalıdır. Bu madde yoksa her değişiklik yeni bir pazarlık konusu olur.
İade ve kondisyon
Süre sonunda aracın nerede, hangi belgelerle teslim edileceği ve olağan kullanım izinin nasıl değerlendirileceği tanımlanmalıdır. Teslim ve iade tutanaklarının sözleşmenin eki olması, iade sırasındaki tartışmaları azaltır. İade sürecinin adımları kiralık araç iade yazımızda.
Erken fesih ve uyuşmazlık
Tarafların hangi durumlarda sözleşmeyi sona erdirebileceği, erken feshin doğuracağı yükümlülükler ve uyuşmazlık hâlinde izlenecek yol açıkça yazılmalıdır. Bu maddelerin hukuki değerlendirmesini mutlaka hukuk biriminizle yapın.
Ekler, iletişim ve raporlama
Sözleşmenin uygulanabilir olması için ekler en az ana metin kadar önemlidir. Araç listesi, teslim ve iade tutanağı şablonu, hasar bildirim formu ve iletişim listesi eklerde yer almalıdır. İletişim listesinde arıza, hasar ve ikame talepleri için kime, hangi kanaldan ulaşılacağı yazılı olmalıdır.
Raporlama beklentisi de sözleşmeye girmelidir: hangi bilgilerin, hangi sıklıkla paylaşılacağı. Bakım geçmişi, ikame kullanımları ve hasar kayıtları düzenli raporlandığında, sözleşme yenileme döneminde karar vermek kolaylaşır. Kişisel veri içeren bilgilerin nasıl paylaşılacağı ve saklanacağı konusunda da hukuk biriminizin görüşünü alın.
İmzadan önce son kontrol
- Teklifte konuşulan her koşul sözleşmede ya da eklerde yazılı mı?
- Kullanım koşulları kurumun gerçek kullanımını kapsıyor mu?
- Hizmet maddelerindeki süreler ölçülebilir mi?
- Değişiklik, iade ve fesih koşulları ihtiyacınızın değişme ihtimalini karşılıyor mu?
- Hukuk, finans ve kullanıcı birimler metni ayrı ayrı okudu mu?
Sonuç
İyi bir filo kiralama sözleşmesi, teklif aşamasında konuşulan her şeyi yazılı hâle getirir ve kiralama süresince ortaya çıkabilecek soruların cevabını önceden verir. İmzadan önce teklifle sözleşmeyi madde madde karşılaştırın; kullanım, hizmet, ceza, değişiklik ve iade maddelerini ilgili birimlerinize okutun. Yıldız Turizm'in filo kiralama hizmetinde uzun dönem kurumsal araç tahsisi yapılır; bakım, sigorta ve ikame araç yönetimi tek elden yürütülür ve teklifimizi kalem kalem hazırlarız. Sözleşme kapsamını birlikte netleştirmek ve kurumsal araç kiralama ihtiyacınızı konuşmak için bizimle iletişime geçin.
